在投標過(guò)程中，投標文件的編制要求是既細致又全面，既準確又快捷，對招標文件的理解和響應是不允許出現任何偏差或疏漏，投標文件是評標的主要依據，對投標人中標與否起著(zhù)極其重要的作用，那么要如何編制出高質(zhì)量高水準的投標文件呢?
01、建立規范、科學(xué)有效的投標信息管理系統。
在標書(shū)編制過(guò)程當中，我們時(shí)常會(huì )發(fā)現，招標文件里需要設置技術(shù)人員、單位業(yè)績(jì)等諸多限定要求，放眼一看，單位符合要求的人員有多少?業(yè)績(jì)夠不夠?容易讓人一頭霧水，或許有部分人員經(jīng)歷的投標比較多，很有經(jīng)驗，頭腦里能大概記住部分人員和單位業(yè)績(jì)，但是大多數人是在手忙腳亂地到處碰壁，另外技術(shù)人員的身份證、畢業(yè)證、職稱(chēng)證、獲獎證等掃描件，還得挨個(gè)打電話(huà)催促借用，有時(shí)還碰見(jiàn)個(gè)別人員出差等不確定因素，工作進(jìn)展緩慢。
另外在編制單位業(yè)績(jì)中，需要我們從單位所有的業(yè)績(jì)中搜獵出符合招標文件的業(yè)績(jì)，需翻箱倒柜找遍中標通知書(shū)、合同、業(yè)主證明、單位獲獎等原件進(jìn)行掃描。這樣的工作方式使人長(cháng)期處于費時(shí)費力的狀態(tài)。如何方便、快捷地找到標書(shū)內所需的信息，對于編制出高質(zhì)量的投標文件，建立好規范、科學(xué)有效的投標信息庫就顯得尤為重要。
要建立規范、科學(xué)有效的投標信息庫，其必須符合組織學(xué)理論，符合運籌、管理和統計學(xué)。投標信息管理系統作為一個(gè)投標所用材料的集合體，必須具備內容的全面性、系統性、及時(shí)性和搜索的便捷性，并具有各種證件到期提醒功能，具有更新內容的提示窗口等人性化設計。根據從事編制地鐵、市政道路工程設計標書(shū)的經(jīng)驗，投標信息庫模塊可由標書(shū)、人員、單位業(yè)績(jì)、企業(yè)信息、業(yè)主信息和行業(yè)信息等幾大塊組成。
(1)標書(shū)模塊?？砂茨甏?、地區、類(lèi)型分類(lèi)收集入庫，突出每個(gè)標書(shū)編制的過(guò)程，包含投標準備階段、投標編制階段、投標后階段。
(2)人員模塊?？砂磳?zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、年齡、學(xué)歷等收集入庫，并做好個(gè)人履歷表，隨時(shí)更新個(gè)人項目、獲獎信息。
(3)單位業(yè)績(jì)?？砂搭?lèi)型、年代入庫，并將每個(gè)項目的中標通知書(shū)、合同、業(yè)主證明、獲獎證書(shū)、項目情況表等信息收集入庫。
(4)企業(yè)信息。按單位各種資質(zhì)證書(shū)、財務(wù)信息、企業(yè)概況、組織機構等入庫。
(5)業(yè)主信息。根據地區建立業(yè)主人事、機構、辦事指南等信息管理。
(6)行業(yè)信息?？砂葱袠I(yè)分類(lèi)，收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、最新技術(shù)、同行業(yè)兄弟單位參與項目情況及投標情況。
隨著(zhù)項目的進(jìn)展，投標信息管理系統內各種信息變化較快，投標信息管理系統要做到安排專(zhuān)人專(zhuān)項保持數據庫內各模塊的內容收集更新工作。這樣編標時(shí)能迅速、準確地找到所需的最新資料，提高了編標的快捷性和準確性，同時(shí)也提高了標書(shū)編制的質(zhì)量，節省大量的標書(shū)編制時(shí)間，為其他重點(diǎn)問(wèn)題提供充裕時(shí)間。
02、投標書(shū)文檔排版
文檔排版可以說(shuō)是投標書(shū)制作中一步難人的步驟，投標書(shū)的排版關(guān)系到標書(shū)的有用與否，制作標書(shū)時(shí)，仔細留意每一處細節。
1、商務(wù)版與技術(shù)版文檔一二三級標題以及正文內容字體保持一致;
2、自動(dòng)生成目錄;
3、添加文檔頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)碼;
4、一二三級標題自動(dòng)編號，手動(dòng)編輯的話(huà)可能會(huì )造成目錄中超鏈接的失效，盡量做好自動(dòng)生成標號。
03、封裝和上傳
1、封裝前掃描標書(shū)，上傳電子版;
2、按照標書(shū)封裝要求嚴格進(jìn)行封裝。有需要單獨做封面，不和商務(wù)文檔、技術(shù)文檔在一起;商務(wù)正本封面、商務(wù)副本封面、技術(shù)正本封面、技術(shù)幅本封面、報價(jià)正本封面、報價(jià)附本封面;投標一覽表：封面 投標一覽表 保證金截圖、U盤(pán)封條、檔案外封條;
3、封裝處蓋章簽字、騎縫章。
最后，制作投標書(shū)最好能留足時(shí)間，不要拖時(shí)間完成，留足時(shí)間送材料，做好備份等，不要因為小事錯過(guò)投標。
04、做好投標總結
投標后，應及時(shí)對投標資料進(jìn)行匯總，把每個(gè)人所做的內容都收集放在一起，并標明該工程的主要結構形式、特點(diǎn)及主要施工方案等，以供以后查找資料方便。
想辦法搜集其他投標單位的投標報價(jià)資料，對完成的投標全過(guò)程情況進(jìn)行回顧、匯總和深入分析，并作出客觀(guān)評價(jià)，以便對以后的投標工作產(chǎn)生導向性。通過(guò)它，可以全面、系統地了解投標工作的具體情況，正確認識工作中的優(yōu)缺點(diǎn) ;可以明確下一步工作的方向，少走彎路，少犯錯誤，提高工作效率。
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